Cómo descargar, firmar y enviar por correo electrónico un archivo PDF

Adobe PDF (que es la abreviatura de Portable Document Format) es actualmente uno de los tipos de archivos más comunes en la web hoy en día. ¿Porque? Sencillos, queridos amigos: un PDF es la forma más fácil de seguir formateando en cualquier tipo de documento. Por ejemplo, suponga que crea un boletín usando Microsoft Word y lo guarda en el formato predeterminado de Word. Envíe su boletín y la mitad de las personas que intentan leerlo NO usan Microsoft Word. Gran parte del formato y el trabajo duro podrían perderse y hacer que el documento sea ilegible. Al convertir su documento en un archivo PDF, se asegurará de que todo se vea exactamente igual que cuando lo completó. Es un formato simple para trabajar, para convertir archivos y hay una multitud de programas gratuitos disponibles para usar para abrirlos.

El IRS es un excelente ejemplo de dónde puede encontrar un documento PDF. Si va a su sitio web e intenta descargar cualquier tipo de formulario o instrucciones, recibirá un archivo PDF. Algunos de sus formularios, junto con los que se encuentran en miles de otros sitios web, son del tipo que se puede completar directamente en línea. Usan una función llamada Campos de formulario que le permite hacer clic en un cuadro (por ejemplo, para escribir su nombre o dirección) e ingresar la información adecuada antes de guardar.

Sin embargo, en algunos casos puede ser necesario firmar, fechar y devolver un formulario PDF a una empresa, como los que manejan seguros o necesidades de atención médica. Si trató de hacerlo en línea porque no desea imprimir el documento, firmarlo y escanearlo, es posible que haya tenido la sensación de golpearse la cabeza contra una pared o dos. Al principio puede ser una pesadilla. Sin embargo, le mostraré cómo hacerlo en unos pocos pasos simples y rápidos.

Cómo descargar, firmar y enviar por correo electrónico un documento PDF

Primero, deberás descargar Adobe Acrobat Reader DC gratis. Después de instalar el programa, ábralo y use el "Abre el archivo" opción para elegir su PDF que ya debería haber guardado en su computadora o computadora portátil desde su correo electrónico.

Con el documento abierto, mire a la derecha y elija el "Complete y firme" opción. En la barra de herramientas que se abre, haga clic en "Firmar" botón y luego elegir "Agregar firma".

Hay tres opciones para agregar una firma. Lo más simple es simplemente escribir su nombre y permitir que Adobe lo convierta en una "firma". Esto obviamente no parecerá TU signo: la forma en que firma su nombre. Aunque esto es legal y aceptable para la mayoría de los propósitos, no es la opción más segura.

El segundo método es usar el mouse o el dedo (si usa un dispositivo de pantalla táctil) para dibujar la firma y luego ingresarla. Probé este método antes de usar un mouse. Permítanme decir esto: nunca tuve mi firma para parecerme a algo real cuando la escribo en papel ... ¡ni siquiera cerca!

El método final es firmar físicamente su nombre con tinta oscura sobre papel blanco. Escanee este documento en su computadora como una imagen y luego cárguelo nuevamente usando lo anterior "Crear firma" función.

Una vez que haya terminado de crear su firma, haga clic en "Aplicar" para agregarlo al documento. Asegúrate de guardar la caja "Guardar firma" seleccionado para que pueda reutilizar la misma firma en el futuro en otros documentos. (Lo encontrarás rápidamente en "Firmar" menú la próxima vez que necesite seguir este proceso.) Coloque la firma en la posición correcta dentro del PDF haciendo clic con el mouse, manteniendo presionado el botón izquierdo del mouse y arrastrando la firma a la posición adecuada.

Una vez que haya terminado de firmar el documento, guárdelo en su computadora haciendo clic en "Expediente" en la esquina superior izquierda y luego elegir "Salvar." Nombre el archivo como desee y guárdelo en una ubicación que recordará. Regrese a su correo electrónico y adjúntelo en respuesta a quien le envió el documento primero, ¡y listo!

Sé que esto puede parecer difícil y lento simplemente leyendo las instrucciones, pero en realidad no lo es. Solo toma unos minutos configurar su firma y guardarla. ¡Después de eso, se ganó la mitad de la batalla!