8 trucos en el lugar de trabajo con tecnología esencial

Parece que nunca hay un final para los correos electrónicos, llamadas y actividades que deben realizarse en un día. Es prácticamente imposible seguir el trabajo sin un poco de ayuda. Hemos creado una lista de 8 trucos esenciales para el lugar de trabajo centrados en la tecnología para ayudar a aumentar la productividad y mantener la cordura.

1. Configure su teléfono en "No molestar"

Casi todos tienen el instinto de revisar inmediatamente su teléfono cuando sienten la vibración en su bolsillo o escuchan el ruido de su teléfono. Simplemente configurando su teléfono para que no moleste durante las partes clave del día, puede ayudar a eliminar distracciones innecesarias.

Es probable que sea lo que sea que pueda esperar.

2. Use "Voz a texto" para dictar

Pocas personas pueden escribir tan rápido como pueden hablar. Mediante el uso de software como Dragon o IBM Watson, podrá hacer negocios mucho más eficientemente.

Varias versiones están actualmente disponibles. Entonces, incluso si está en una industria que tiene una gran cantidad de jerga vernácula o jerga específica, como el campo de la medicina, aún puede obtener una que reconozca cada palabra que diga.

3. Use filtros o anteojos azules claros

Este truco puede ser una verdadera cura para todo. Un número creciente de Educación están demostrando que la cantidad de tiempo que los humanos pasan frente a las fuentes de luz azul puede tener efectos negativos. Estos pueden variar desde dolores de cabeza y fatiga visual hasta problemas para dormir.

Las gafas de luz azul o los filtros de monitor pueden ayudar a aliviar estos problemas con un costo mínimo.

4. Use programas de llamadas de conferencia en línea

Programas como Slack y Whatsapp pueden ser una gran ventaja para la productividad de un equipo. Ofrecen la posibilidad de estar siempre conectados. Ahora, no hay que esperar un correo electrónico de respuesta. Se pueden configurar grupos individuales para incluir solo a los miembros del equipo necesarios. Debido a que existen aplicaciones móviles y de escritorio, las reuniones se pueden configurar independientemente de dónde se encuentre actualmente su equipo.

Si se necesita una videollamada, hay varias opciones disponibles, incluidas MS Team, Zooom o Skype for Business. Todo esto ofrece formatos fáciles de usar para que su equipo pueda trabajar juntos.

5. Compartir calendarios de Outlook

Este truco es probablemente uno de los más fáciles de pasar por alto. Siempre que haya una reunión, tratar de encontrar el momento adecuado puede ser una molestia. Simplemente compartiendo un calendario de Outlook, cada miembro del equipo podrá ver lo que están haciendo los otros miembros. Esto reducirá la cantidad de comunicación necesaria para planificar reuniones y, como una ventaja adicional, es una manera fácil de recordar el cumpleaños de todos.

6. Uso de macros para optimizar el flujo de trabajo.

El uso de macros realmente puede ayudar a simplificar las tareas repetitivas que son parte de su día. Microsoft Suite y Google Docs son capaces de ejecutar macros personalizadas. Dedique unos minutos a aprender qué pueden hacer para que vea que su productividad aumenta rápidamente.

7. Crear listas de prioridades de actividades diarias.

Al crear una lista de actividades prioritarias para usted y su equipo, puede asegurarse de que todos estén en el negocio.

Hay muchas aplicaciones que te ayudarán a hacerlo. Simplemente busque su tienda de aplicaciones favorita. Luego, comience por crear una lista de todo lo que debe hacerse con la fecha límite para cada línea de pedido. Entonces divida los elementos en categorías; urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante y ni importante ni urgente.

Una vez hecho esto, será fácil decidir qué debe hacerse y qué puede esperar. Seamos realistas: gran parte de lo que podemos hacer son las cosas que pueden esperar.

8. Toma descansos técnicos

Aunque esto no es técnicamente un truco tecnológico, es un gran truco mental. Una vez cada hora, tome un breve descanso. Levántese de su escritorio y estírese o camine hacia el enfriador de agua. Simplemente alejándose de la tecnología durante unos minutos, puede restaurar y omitir la actividad de manera mucho más efectiva.

Sin embargo, hay una clave para este truco. No tome un descanso de la tecnología iniciando sesión en el teléfono o revisando su correo electrónico.

Esto es un descanso de la tarea, no un descanso de la tecnología. Pruébelo y, si no puede levantarse una vez por hora, intente Regla 20-20-20. Este es un descanso cada 20 minutos para enfocarse en algo que está a 20 pies de distancia durante 20 segundos. Simplemente concentrarse en algo más alejado durante unos segundos puede ayudarlo a mantenerse enfocado.

Pensamientos finales

En el mundo de hoy todos intentamos ser lo más efectivos posible. Prueba estos trucos. Verá absolutamente un aumento en su productividad.