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Microsoft Teams: cómo organizar archivos

Si filtra y organiza cuidadosamente sus archivos, encontrará rápidamente los documentos que está buscando. Otra ventaja es que mantendrá sus archivos limpios.

Si ha recibido cientos de archivos a través de Microsoft Teams y no tenía un plan claro desde el principio, las cosas pueden parecer un poco desorganizadas ahora. Los usuarios a menudo se sienten abrumados con la tarea de organizar sus archivos, por lo que prefieren posponerlo una y otra vez. De hecho, organizar archivos es una tarea que requiere mucho tiempo, pero los beneficios que aporta merecen el esfuerzo.

Para facilitarle todo el proceso, hemos creado esta guía. Compartiremos una serie de consejos y trucos útiles para ayudarlo a organizar mejor sus archivos de MS Teams.

Mejores prácticas para organizar archivos en MS Teams

Seleccione su servicio de almacenamiento en la nube principal

Microsoft Teams utiliza varios servicios de archivo para almacenar archivos y documentos. De forma predeterminada, los archivos se almacenan en OneDrive y SharePoint. Los archivos compartidos en los hilos del equipo se almacenan en SharePoint. Todos los archivos intercambiados en los chats se almacenan en OneDrive.

Pero también puede agregar manualmente un servicio de almacenamiento en la nube que ya conoce.


agregar almacenamiento en la nube de microsoft teams

Sincronizar archivos con OneDrive

Le recomendamos que utilice el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft para almacenar archivos de Teams. Ambos servicios fueron desarrollados por Microsoft y no existen problemas de integración o compatibilidad entre ellos.

Al sincronizar los archivos de Teams con OneDrive, puede acceder a ellos directamente desde el Explorador de archivos. En otras palabras, ya no necesita abrir Teams para ver esos archivos.

Crea carpetas específicas

Independientemente del servicio de almacenamiento en la nube utilizado para almacenar archivos de Teams, es importante crear carpetas específicas. Luego agregue todos sus archivos a las carpetas correspondientes. Lo más importante es decidirse por una estructura y ceñirse a ella.

Por ejemplo, puede crear una carpeta individual para cada persona con la que interactúa con frecuencia. Y guarde los archivos que recibió de ellos en la carpeta correspondiente. O puede utilizar nombres descriptivos para sus archivos como informes, contratos, asignaciones, marketing, contabilidad, presentaciones, etc.

También puede organizar sus carpetas por proyecto, cliente, fecha, fecha límite, etc.

Utilice nombres de canales claros y específicos

Todos los archivos relacionados con el equipo se almacenan en SharePoint. Siempre que crea un nuevo equipo en Microsoft Teams, se crea automáticamente un nuevo sitio de grupo de SharePoint. Cuando crea un canal, SharePoint crea automáticamente una nueva biblioteca de documentos para ese canal.

La biblioteca lleva el nombre del canal. Por lo tanto, asegúrese de elegir nombres de canales específicos para evitar ambigüedades.

Usar filtros de archivos

Microsoft Teams tiene varios filtros que puede usar para enumerar sus archivos en un orden específico. Por ejemplo, puede enumerar archivos en orden cronológico. O puede filtrarlos por el nombre de la persona que los editó.


microsoft teams filtra archivos

Fijo en la parte superior

También puede fijar un archivo en la parte superior. Esta función le permite marcar archivos que son muy importantes o urgentes. De esta manera sabrá exactamente dónde encontrar ese archivo.

Primero, debe marcar el archivo y luego hacer clic en Fijo en la parte superior opción.


equipos de microsoft anclados

Consejos rápidos para organizar correctamente sus archivos

  • No almacene archivos en el escritorio. Un escritorio desordenado parece confuso y crea ruido visual.
  • Archive sus archivos tan pronto como los reciba. No espere hasta obtener el quinto archivo para comenzar a organizarlos. Colóquelos en la carpeta correcta inmediatamente después de obtenerlos.
  • Utilice nombres claros y descriptivos para sus archivos. Usar nombres genéricos como “Archivo”, “Documentos”, “Cosas” no ayuda en absoluto.

¿Qué consejos y trucos utiliza para organizar sus archivos de Microsoft Teams? Compártelos en los a continuación.